RAM e RASCI in PM²: chiarire chi fa cosa prima che nascano i problemi
Settimo articolo della serie “Imparare PM² attraverso un progetto”
Dire che “il team si occuperà del Business Case” oppure che “gli utenti approveranno la soluzione” sembra sufficiente finché non arriva il momento di consegnare, approvare o rispondere di un ritardo.
Chi deve svolgere concretamente il lavoro? Chi ne risponde? Chi collabora? Chi deve essere ascoltato prima della decisione? Chi deve soltanto ricevere l’informazione?
PM² utilizza la Responsibility Assignment Matrix (RAM) e il modello RASCI per rendere esplicite queste relazioni.
Che cos’è una Responsibility Assignment Matrix
Una RAM collega due dimensioni:
- le attività, i processi o gli artefatti del progetto;
- i ruoli coinvolti.
Ogni cella indica il tipo di partecipazione di un ruolo a una determinata attività.
| Attività o artefatto | PO | BM | SP | PM | UR | PCT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Esempio | A | R | S | S | C | — |
La matrice non descrive la quantità di lavoro e non sostituisce il piano. Serve a chiarire responsabilità e relazioni decisionali.
Che cosa significa RASCI
RASCI è un acronimo formato da cinque tipi di coinvolgimento:
| Lettera | Significato | Domanda da porre |
|---|---|---|
| R | Responsible | Chi esegue o coordina il lavoro? |
| A | Accountable | Chi approva e risponde del risultato finale? |
| S | Supports | Chi lavora attivamente a supporto del Responsible? |
| C | Consulted | Chi deve fornire un parere prima della decisione o del completamento? |
| I | Informed | Chi deve essere tenuto aggiornato? |
Alcune matrici PM² utilizzano anche N/A o una cella vuota quando un ruolo non è coinvolto.
Responsible: chi fa il lavoro
Il ruolo Responsible svolge o coordina il lavoro necessario a produrre il risultato.
Essere Responsible non significa necessariamente eseguire ogni singola attività in prima persona. Significa assicurarsi operativamente che il lavoro venga svolto.
Nel progetto Prenotazioni Smart, il Project Manager può essere Responsible della preparazione del Project Work Plan, raccogliendo stime e informazioni dal PCT.
La domanda corretta
Chi deve produrre concretamente questo risultato?
Errore tipico
Confondere chi esegue il lavoro con chi lo approva. Il fatto che il Project Owner approvi un artefatto non significa che debba scriverlo.
Accountable: chi possiede il risultato
Il ruolo Accountable risponde del risultato finale e ne autorizza o approva il completamento. Può delegare il lavoro, ma non la propria accountability.
La regola fondamentale è:
Per ogni attività o risultato deve esserci un solo Accountable chiaramente identificato.
Due “A” creano ambiguità: se entrambi possono approvare, nessuno possiede davvero la decisione. Nessuna “A” crea un vuoto di governance.
La domanda corretta
Chi ha l’ultima parola e risponde dell’esito?
Nel progetto Prenotazioni Smart
Il Project Owner può essere Accountable per il Business Case: il BM lo prepara, ma il PO ne approva la giustificazione e risponde della scelta di investimento.
Supports: chi contribuisce attivamente
Il ruolo Supports aiuta concretamente il Responsible a svolgere il lavoro.
Il supporto non è un semplice parere. Può significare:
- fornire dati o analisi;
- partecipare alla redazione;
- mettere a disposizione competenze;
- eseguire una parte del lavoro;
- facilitare strumenti o risorse.
La domanda corretta
Chi lavora insieme al Responsible senza possedere la responsabilità principale?
Nel progetto Prenotazioni Smart
Per la preparazione del Business Case, Solution Provider e Project Manager possono supportare il BM con stime, vincoli tecnici, costi e opzioni di delivery.
Consulted: comunicazione bidirezionale
Il ruolo Consulted fornisce informazioni, competenze o un parere prima che il lavoro venga completato o la decisione venga presa.
La consultazione è una comunicazione bidirezionale:
- il Responsible presenta una questione o una proposta;
- il Consulted esprime il proprio contributo;
- il contributo viene valutato, anche se non deve essere necessariamente accettato.
La domanda corretta
Di chi dobbiamo conoscere il parere prima di procedere?
Nel progetto Prenotazioni Smart
Gli User Representatives possono essere Consulted sul Business Case o sui requisiti, perché conoscono esigenze e vincoli operativi. Essere consultati non significa disporre automaticamente del potere di approvazione.
Informed: comunicazione unidirezionale
Il ruolo Informed riceve aggiornamenti sullo stato, sul risultato o sulla decisione. Non è necessario attendere il suo parere per procedere.
La comunicazione è principalmente unidirezionale.
La domanda corretta
Chi deve conoscere ciò che è stato deciso o completato?
Nel progetto Prenotazioni Smart
L’AGB può essere informato del completamento di un artefatto senza partecipare alla sua redazione o revisione dettagliata.
L’esempio PM² del Business Case
Un esempio classico della RAM PM² assegna le responsabilità del Business Case così:
| Ruolo | Assegnazione |
|---|---|
| Appropriate Governance Body | I – Informed |
| Project Steering Committee | C – Consulted |
| Project Owner | A – Accountable |
| Business Manager | R – Responsible |
| User Representatives | C – Consulted |
| Solution Provider | S – Supports |
| Project Manager | S – Supports |
| Project Core Team | N/A |
La logica è coerente:
- il BM elabora la giustificazione business;
- il PO la possiede e la approva;
- SP e PM forniscono informazioni sulla soluzione e sulla delivery;
- PSC e utenti offrono prospettive da considerare;
- l’AGB riceve l’informazione necessaria alla governance;
- il PCT non ha un coinvolgimento diretto in questa specifica attività.
RASCI non è una scala gerarchica
Le lettere non rappresentano un ordine dal ruolo più importante al meno importante.
- R non è inferiore ad A: descrive una funzione diversa;
- S può svolgere molto lavoro, pur non essendo il Responsible principale;
- C può fornire un contributo decisivo, pur non approvando;
- I può essere un dirigente che deve conoscere l’esito ma non intervenire nell’attività.
RASCI descrive la relazione con il lavoro, non il rango della persona.
RASCI e partecipazione alle riunioni
Un’altra interpretazione sbagliata consiste nel trasformare tutte le lettere in inviti a ogni riunione.
- Responsible e Supports collaborano operativamente;
- Accountable viene coinvolto nei momenti di approvazione e nelle decisioni rilevanti;
- Consulted viene interpellato quando il suo contributo è necessario;
- Informed riceve l’informazione nel formato e nel momento appropriati.
Invitare tutti sempre non migliora la governance. Elimina la distinzione che RASCI cerca di creare.
Costruire una RAM efficace
1. Partire dalle attività o dai risultati
Le righe devono essere formulate con sufficiente precisione. “Gestire il progetto” è troppo generico; “approvare il Project Charter” oppure “elaborare il Risk Response Plan” è più utile.
2. Utilizzare ruoli, non nomi personali
La RAM dovrebbe contenere PO, BM, PM e altri ruoli. L’assegnazione delle persone ai ruoli può essere documentata separatamente. In questo modo la struttura resta valida anche quando cambia una persona.
3. Assegnare un solo Accountable
Ogni riga deve avere un proprietario decisionale riconoscibile.
4. Verificare che esista un Responsible
Un’attività con un Accountable ma senza Responsible rischia di essere approvata in teoria e non realizzata da nessuno.
5. Limitare Consulted e Informed
Inserire troppe C rallenta il lavoro; inserire troppe I produce rumore informativo. Occorre coinvolgere le persone necessarie, non tutte le persone possibili.
6. Riesaminare la matrice quando cambia la governance
Se ruoli, fornitori, scope o modalità di lavoro cambiano, anche la RAM può richiedere un aggiornamento.
Caso pratico: approvare una modifica importante
Una palestra chiede di aggiungere il pagamento online a Prenotazioni Smart. Una RAM semplificata potrebbe essere:
| Attività: valutare e approvare la modifica | PO | BM | SP | PM | UR | PCT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Analisi e decisione | A | C | S | R | C | S |
In questo esempio:
- il PM coordina l’analisi dell’impatto;
- PCT e SP supportano la valutazione tecnica e di capacità;
- BM e URs vengono consultati su valore, priorità e impatto operativo;
- il PO approva la decisione, supponendo che rientri nella sua autorità.
Questa non è una matrice universale: l’Accountable può cambiare secondo soglie e governance definite. Se la modifica supera l’autorità del PO o del PSC, la decisione può essere escalata all’AGB.
I controlli diagnostici della matrice
Una RAM permette di individuare problemi prima che diventino conflitti:
| Segnale | Possibile problema |
|---|---|
| Nessuna A | Nessuno possiede il risultato |
| Più A | Autorità ambigua o conflittuale |
| Nessuna R | Nessuno è incaricato di svolgere il lavoro |
| Troppe R | Coordinamento poco chiaro |
| Troppe C | Processo decisionale lento |
| Troppe I | Sovraccarico di comunicazioni |
| Una persona con troppe R/A | Collo di bottiglia o concentrazione eccessiva |
| Ruolo sempre assente | Ruolo forse inutile o governance incompleta |
La matrice non risolve automaticamente questi problemi, ma li rende visibili.
Da non confondere
| Coppia | Differenza |
|---|---|
| Responsible e Accountable | R esegue/coordina; A approva e risponde dell’esito. |
| Supports e Consulted | S lavora attivamente; C fornisce un parere. |
| Consulted e Informed | C comunica in due direzioni prima della decisione; I riceve l’informazione. |
| Accountability e gerarchia | A indica ownership del risultato, non necessariamente il grado più alto. |
| RAM e piano di progetto | La RAM assegna responsabilità; il piano definisce attività, tempi e risorse. |
Verifica ciò che ricordi
- Che cosa collega una RAM?
- Qual è la differenza tra R e A?
- Quale lettera descrive una comunicazione bidirezionale?
- Quanti Accountable dovrebbero esserci per ogni attività?
- Nel Business Case PM², chi è Responsible e chi è Accountable?
Risposte
- Attività, processi o artefatti con i ruoli del progetto.
- R svolge o coordina il lavoro; A approva e risponde del risultato finale.
- C – Consulted.
- Uno.
- Il Business Manager è Responsible; il Project Owner è Accountable.
Flashcard
D: Che cosa significa R?
R: Responsible: esegue o coordina il lavoro.
D: Che cosa significa A?
R: Accountable: possiede, approva e risponde del risultato.
D: Che cosa significa S?
R: Supports: contribuisce attivamente al lavoro del Responsible.
D: Che cosa significa C?
R: Consulted: fornisce un contributo prima della decisione o del completamento.
D: Che cosa significa I?
R: Informed: viene tenuto aggiornato.
Domanda in stile esame
Quale affermazione descrive correttamente la differenza tra Consulted e Informed?
A. Consulted approva il risultato; Informed esegue il lavoro.
B. Consulted fornisce un contributo attraverso una comunicazione bidirezionale; Informed riceve aggiornamenti.
C. Consulted supporta operativamente il Responsible; Informed è Accountable.
D. Non esiste alcuna differenza pratica tra i due ruoli.
Risposta corretta: B. Il Consulted deve poter fornire il proprio contributo prima della decisione; l’Informed deve conoscere stato o risultato ma non deve essere consultato.
Nel prossimo articolo
Nel prossimo articolo inizieremo il ciclo di vita PM² con una visione completa delle quattro fasi, dei tre Phase Gates e del processo trasversale Monitor & Control.
Fonti essenziali
- European Commission, PM² Project Management Methodology Guide v3.1.
- European Commission, The PM² Governance Model.