I quattro pilastri di PM²: la mappa per ricordare tutta la metodologia

Secondo articolo della serie “Imparare PM² attraverso un progetto”

Nel primo articolo abbiamo costruito la mappa generale di PM²: quattro pilastri tenuti insieme dai PM² Mindsets. Ora useremo quella mappa come un vero strumento di memoria.

L’obiettivo non è ripetere un elenco. È imparare a riconoscere immediatamente a quale area appartiene ogni concetto incontrato nella metodologia.

Governance = chi
Ciclo di vita = quando
Attività e processi = cosa fare
Artefatti = dove registrarlo

I Mindsets aggiungono una quinta domanda: con quale atteggiamento?

Una precisazione sulla terminologia

Nel materiale PM² si possono incontrare sia l’espressione project management processes sia project management activities. Il syllabus della certificazione PM² Essentials presenta l’area come Processes, mentre il materiale più recente della Commissione europea mette maggiormente in evidenza le Activities.

Non sono due pilastri diversi. In entrambi i casi si parla del lavoro di gestione necessario per guidare e controllare il progetto. Per prepararsi all’esame conviene riconoscere entrambe le formulazioni.

Il nostro caso: il progetto Prenotazioni Smart

Annotatio vuole introdurre una funzione per prenotare corsi, gestire liste d’attesa e inviare notifiche automatiche. Applichiamo le quattro domande al progetto:

Questa classificazione non sostituisce lo studio dei dettagli, ma impedisce che tali dettagli diventino una sequenza disordinata di termini.

Pilastro 1: Governance

La governance è il quadro entro il quale vengono prese le decisioni sul progetto. Definisce:

• ruoli;
• responsabilità;
• accountability;
• livelli di autorità;
• meccanismi decisionali e di escalation.

La domanda da associare a questo pilastro è: chi ha il diritto e il dovere di fare o decidere qualcosa?

Nel progetto Prenotazioni Smart non basta dire che “Annotatio” realizza la funzionalità. Occorre distinguere almeno:

• chi è accountable per il successo del progetto;
• chi rappresenta il lato business;
• chi mette a disposizione la capacità tecnica;
• chi gestisce il progetto quotidianamente;
• chi sviluppa, testa e consegna i deliverable;
• chi può approvare il passaggio alla fase successiva.

Governance non significa organigramma aziendale

Un ruolo PM² non coincide necessariamente con una posizione gerarchica. La governance del progetto è temporanea e viene costruita per quel progetto. La stessa persona può ricoprire più ruoli nei progetti piccoli, purché responsabilità, autorità e possibili conflitti siano gestiti chiaramente.

Indizio per riconoscere la governance

Se una domanda contiene espressioni come responsabile di, accountable, approva, fornisce risorse, prende la decisione o escalation, probabilmente riguarda la governance.

Pilastro 2: Ciclo di vita

Il ciclo di vita organizza temporalmente il progetto. La domanda è: in quale fase ci troviamo e quali obiettivi devono essere raggiunti prima di procedere?

PM² definisce quattro fasi sequenziali e non sovrapposte:

Le fasi sono separate da Phase Gates, cioè punti di revisione e approvazione:

• RfP – Ready for Planning;
• RfE – Ready for Executing;
• RfC – Ready for Closing;
• conclusione del progetto dopo il completamento della fase di Closing.

Dove si colloca Monitor & Control?

Monitor & Control attraversa l’intero ciclo di vita. Non viene svolto soltanto dopo l’Executing e non costituisce una quinta fase. Serve a confrontare la situazione reale con quanto pianificato e ad avviare azioni correttive quando necessario.

Nel nostro esempio, costi, tempi, rischi e qualità di Prenotazioni Smart devono essere controllati già durante la pianificazione e poi durante l’esecuzione, non soltanto alla fine.

Indizio per riconoscere il ciclo di vita

Se la domanda riguarda la fase, la sequenza, il momento in cui viene prodotto qualcosa, un Phase Gate o l’autorizzazione a procedere, riguarda probabilmente il ciclo di vita.

Pilastro 3: Attività e processi di project management

Questo pilastro descrive il lavoro di gestione da svolgere. La domanda è: quale azione manageriale è necessaria per mantenere il progetto sotto controllo e orientato al valore?

Tra le aree ricorrenti di Monitor & Control troviamo:

• gestione degli obiettivi;
• gestione di rischi e issue;
• gestione delle modifiche;
• stakeholder e comunicazioni;
• qualità;
• reporting;
• accettazione dei deliverable;
• transizione e business implementation;
• outsourcing e procurement;
• lezioni apprese.

Processo non significa fase

Una fase descrive quando ci troviamo nel progetto. Un processo o un’attività descrive cosa facciamo per gestirlo.

Esempio: durante l’Executing emerge il rischio che le notifiche push non funzionino su alcune versioni di Android.

• Executing indica la fase;
• Manage Risks indica l’attività di gestione;
• il Risk Log è l’artefatto utilizzato;
• il Project Manager e gli altri ruoli coinvolti appartengono alla governance.

Un singolo evento può quindi coinvolgere tutti e quattro i pilastri contemporaneamente.

Indizio per riconoscere attività e processi

Se l’espressione inizia con un verbo come manage, monitor, coordinate, assess, report o accept, con molta probabilità indica un’attività.

Pilastro 4: Artefatti

Gli artefatti rendono esplicite e verificabili le informazioni del progetto. La domanda è: in quale documento, piano, registro o report conserviamo questa informazione?

Gli artefatti possono avere funzioni diverse:

Artefatto non significa deliverable

Questa distinzione merita attenzione:

• un project artefact supporta la gestione del progetto;
• un project deliverable è un risultato che il progetto deve produrre e consegnare.

Nel progetto Prenotazioni Smart, il Project Work Plan è un artefatto. Il modulo di lista d’attesa funzionante è un deliverable.

Lo stesso documento può però essere considerato diversamente in contesti particolari: ciò che conta è la sua funzione nel progetto. Per l’esame, occorre seguire la classificazione prevista da PM².

Indizio per riconoscere un artefatto

Se si tratta di un plan, log, report, request, case, charter, handbook o checklist, è probabilmente un artefatto.

I Mindsets: la colla tra i pilastri

I quattro pilastri descrivono l’architettura della metodologia. I Mindsets impediscono che venga applicata meccanicamente.

Consideriamo una richiesta urgente di aggiungere i pagamenti online a Prenotazioni Smart:

• la governance stabilisce chi può approvarla;
• il ciclo di vita aiuta a valutarne il momento e l’impatto sulla fase;
• il processo di change management definisce come analizzarla;
• il Change Log ne conserva la traccia;
• i Mindsets ricordano al team di valutare il valore prodotto e non soltanto il rispetto formale della procedura.

Senza i Mindsets, i quattro pilastri possono diventare burocrazia. Senza i quattro pilastri, i Mindsets restano buone intenzioni prive di struttura.

Un metodo rapido per classificare qualsiasi concetto

Quando incontri un termine PM², applica questo ordine:

1. È una persona, un ruolo, una responsabilità o un livello decisionale? Governance.
2. Indica una fase, una sequenza o un punto di passaggio? Ciclo di vita.
3. Descrive un’azione di gestione? Attività/processi.
4. È un documento, piano, registro o report? Artefatti.
5. Esprime un principio, un comportamento o un valore? Mindsets.

Esercizio di classificazione

Classifica ogni elemento prima di leggere la soluzione:

1. Project Owner
2. Ready for Executing
3. Manage Risks
4. Business Case
5. Collaborare come un’unica squadra
6. Closing
7. Issue Log
8. Approvare una modifica rilevante
9. Manage Deliverables Acceptance
10. Project Steering Committee

Soluzione

Il punto 8 mostra che alcune frasi descrivono un’azione, ma la domanda d’esame può concentrarsi sulla responsabilità. Bisogna leggere ciò che viene chiesto, non classificare meccanicamente il verbo.

Da non confondere

Verifica ciò che ricordi

1. Quale domanda identifica ciascuno dei quattro pilastri?
2. Perché Monitor & Control non appartiene a una sola fase?
3. Qual è la differenza tra un artefatto e un deliverable?
4. In quale pilastro collocheresti il Project Manager?
5. In quale pilastro collocheresti Manage Project Change?

Risposte

1. Governance: chi; ciclo di vita: quando; attività/processi: cosa fare; artefatti: dove documentarlo.
2. Perché è un processo trasversale necessario durante l’intero ciclo di vita.
3. L’artefatto serve a gestire e documentare il progetto; il deliverable è un risultato prodotto dal progetto.
4. Governance.
5. Attività/processi di project management.

Flashcard

D: Quale pilastro definisce ruoli e responsabilità?
R: Governance.

D: Quale pilastro organizza le fasi del progetto?
R: Ciclo di vita.

D: Quale pilastro descrive il lavoro manageriale da svolgere?
R: Attività o processi di project management.

D: Quale pilastro comprende Project Charter e Project Work Plan?
R: Artefatti.

D: Che rapporto hanno i Mindsets con i quattro pilastri?
R: Ne guidano l’applicazione attraverso valori, atteggiamenti e comportamenti condivisi.

Domanda in stile esame

Durante l’Executing Phase viene identificato un nuovo rischio e registrato nel Risk Log. Quale classificazione è corretta?

A. Executing è un processo; Manage Risks è una fase; Risk Log appartiene alla governance.
B. Executing appartiene al ciclo di vita; Manage Risks è un’attività; Risk Log è un artefatto.
C. Executing è un artefatto; Manage Risks appartiene alla governance; Risk Log è un deliverable.
D. Tutti e tre gli elementi appartengono al pilastro dei processi.

Risposta corretta: B. La situazione collega tre pilastri diversi: il momento del progetto, l’attività manageriale e lo strumento con cui l’informazione viene registrata.

Nel prossimo articolo

Nel prossimo articolo inizieremo ad approfondire i PM² Mindsets. Non li tratteremo come frasi astratte da imparare a memoria, ma come criteri con cui prendere decisioni nei casi in cui procedure e piani non forniscono da soli una risposta sufficiente.

Fonti essenziali

• European Commission, PM² Project Management Methodology – Highlights, 2025 Edition.
• PM² Alliance, PM² Essentials Certification: aree d’esame Governance, Lifecycle, Processes, Artefacts e Mindsets.