AGB, PSC, BIG, PCT, PST e User Representatives: completare la governance PM²

Sesto articolo della serie “Imparare PM² attraverso un progetto”

Nei due articoli precedenti abbiamo studiato i quattro ruoli centrali della governance PM²: Project Owner, Solution Provider, Business Manager e Project Manager. Il modello, però, non è composto soltanto da singoli ruoli.

Comprende anche organismi decisionali, gruppi operativi, funzioni di supporto e rappresentanti degli utenti:

Appropriate Governance Body (AGB);
Project Steering Committee (PSC);
Business Implementation Group (BIG);
Project Core Team (PCT);
Project Support Team (PST);
User Representatives (URs).

La classificazione più utile da ricordare è questa:

Funzione	Elementi
Decisione e direzione	AGB, PSC
Realizzazione	BIG, PCT
Supporto	PST
Rappresentanza degli utenti	URs

Prima distinzione: ruolo, gruppo e organismo

PM² utilizza termini diversi perché descrivono realtà diverse:

un ruolo assegna responsabilità a una funzione del progetto, come Project Manager;
un gruppo riunisce persone che eseguono attività coordinate, come PCT o BIG;
un organismo di governance prende o sostiene decisioni, come AGB o PSC.

Una stessa persona può partecipare a più elementi della struttura. Il Business Manager, per esempio, è un ruolo individuale, fa parte del PSC e guida il BIG.

Appropriate Governance Body: l’autorità sopra il progetto

L’Appropriate Governance Body (AGB) è l’organismo di livello più alto rilevante per il progetto. Il termine appropriate è intenzionale: PM² non impone un nome o una forma organizzativa unica.

L’AGB può essere:

un portfolio board;
un programme board;
un comitato direttivo;
un dirigente con la necessaria autorità;
un altro organismo previsto dalla governance dell’organizzazione.

Responsabilità principali

L’AGB:

garantisce l’allineamento con strategia e priorità;
approva l’idea progettuale e l’investimento;
autorizza Planning ed Executing;
prende decisioni che superano l’autorità del PSC;
può sospendere o terminare il progetto;
riceve informazioni ed escalation di livello strategico.

Nel progetto Prenotazioni Smart

Se Annotatio deve scegliere tra investire in Prenotazioni Smart oppure destinare le stesse risorse a un nuovo modulo di fatturazione, la decisione appartiene al livello dell’AGB. Non si tratta più soltanto di gestire il progetto, ma di stabilire quale investimento serva meglio la strategia.

Errore da evitare

L’AGB non è il “capo del Project Manager” per ogni questione. Interviene sul livello di governance appropriato. Portargli decisioni operative significa indebolire, non rafforzare, la governance.

Parole-indizio: strategy, investment, authorise, terminate, highest authority, escalation beyond project.

Project Steering Committee: il centro di guida del progetto

Il Project Steering Committee (PSC) è l’organo collegiale che guida lo specifico progetto. La composizione di base comprende:

Project Owner;
Solution Provider;
Business Manager;
Project Manager.

Possono essere coinvolti altri esperti o stakeholder quando necessario.

Responsabilità principali

Il PSC:

guida il progetto e ne tutela la qualità manageriale;
controlla l’avanzamento a livello direzionale;
risolve conflitti tra prospettiva business e prospettiva provider;
valuta rischi, issue e modifiche significative;
prende decisioni entro l’autorità ricevuta;
prepara escalation e raccomandazioni per l’AGB quando necessario.

PSC e status meeting non sono sinonimi

Uno status meeting raccoglie e comunica informazioni. Il PSC utilizza tali informazioni per guidare e decidere. Una riunione senza autorità, preparazione o decisioni non diventa un PSC soltanto perché vi partecipano dirigenti.

Nel progetto Prenotazioni Smart

Se i pagamenti online richiedono tre mesi aggiuntivi, il PSC può confrontare quattro opzioni: aumentare tempi e budget, ridurre lo scope, rinviare la funzione oppure respingerla. Se la scelta supera le sue tolleranze, la questione viene escalata all’AGB.

Parole-indizio: steer, key project decisions, PO–SP–BM–PM, significant change, management quality.

Project Core Team: produrre i deliverable

Il Project Core Team (PCT) è il gruppo di specialisti che svolge il lavoro necessario a produrre i deliverable del progetto.

Può includere:

business analyst;
architetti;
sviluppatori;
tester;
designer;
esperti di dati, sicurezza o infrastruttura;
altri specialisti richiesti dal progetto.

Responsabilità principali

Il PCT:

realizza le attività assegnate;
produce e verifica i deliverable;
contribuisce a stime e pianificazione dettagliata;
segnala rischi, issue e dipendenze;
fornisce competenze specialistiche;
collabora all’accettazione e alla risoluzione delle non conformità.

Il PCT è coordinato dal Project Manager.

Nel progetto Prenotazioni Smart

Il PCT analizza il flusso di prenotazione, sviluppa web app e app mobile, configura notifiche, prepara i test e corregge i difetti.

Errore da evitare

Il PCT non coincide necessariamente con l’intera unità tecnica. Comprende le persone che svolgono il lavoro centrale di quel progetto.

Parole-indizio: specialists, produce deliverables, development, testing, coordinated by PM.

Business Implementation Group: trasformare output in cambiamento

Il Business Implementation Group (BIG) realizza le attività necessarie affinché gli output del progetto vengano adottati e producano outcome e benefici.

Può includere persone provenienti da:

unità operative coinvolte;
formazione;
comunicazione;
change management;
supporto agli utenti;
gestione di processi e procedure;
rappresentanza degli utenti.

Responsabilità principali

Il BIG:

analizza l’impatto sull’organizzazione;
aggiorna processi e procedure;
prepara formazione e comunicazione;
supporta transizione e adozione;
esegue le attività del Business Implementation Plan;
raccoglie feedback sull’utilizzo della soluzione.

Il BIG è guidato dal Business Manager.

Nel progetto Prenotazioni Smart

Il BIG definisce la nuova procedura per le liste d’attesa, prepara guide e video, organizza le palestre pilota e supporta il passaggio dalla gestione manuale a quella digitale.

PCT e BIG: la distinzione essenziale

PCT	BIG
Produce la soluzione	Introduce la soluzione nel business
Deliverable	Adozione e cambiamento
Coordinato dal PM	Guidato dal BM
Prevalentemente provider	Prevalentemente requestor

Se il PCT conclude il lavoro ma il BIG non opera, il progetto può consegnare output senza ottenere outcome.

Parole-indizio: business change, adoption, training, processes, Business Implementation Plan, led by BM.

Project Support Team: supportare senza sostituire

Il Project Support Team (PST) assiste il Project Manager e la struttura di gestione nelle attività amministrative, metodologiche e di controllo.

Il supporto può comprendere:

organizzazione di riunioni;
gestione documentale;
manutenzione di registri e repository;
raccolta di dati per il reporting;
supporto a pianificazione e controllo;
quality assurance;
supporto metodologico da PMO o PSO;
amministrazione di strumenti e procedure.

Il PST non prende il posto del PM

Il PST può preparare dati, aggiornare documenti e facilitare processi, ma l’accountability e la responsabilità manageriale restano ai ruoli di governance previsti.

Nel progetto Prenotazioni Smart, il PST potrebbe aggiornare il Risk Log su indicazione del PM, preparare il report mensile e conservare le decisioni. Non decide autonomamente la risposta ai rischi.

Un team opzionale e adattabile

Nei progetti piccoli il PST può essere composto da una sola persona, da un PMO condiviso oppure non essere formalizzato. Le attività di supporto, però, devono comunque essere svolte da qualcuno.

Parole-indizio: administration, documentation, reporting support, quality assurance, PMO, assists PM.

User Representatives: portare la voce degli utenti nel progetto

Gli User Representatives (URs) rappresentano gli interessi di chi utilizzerà o subirà gli effetti della soluzione.

Non sono semplicemente “utenti invitati a un test”. Partecipano alla definizione e alla verifica del prodotto dal punto di vista operativo.

Responsabilità principali

Gli URs:

aiutano a definire bisogni e requisiti;
chiariscono priorità e vincoli operativi;
verificano che specifiche e deliverable rispondano alle esigenze degli utenti;
contribuiscono a criteri di accettazione;
partecipano a dimostrazioni, pilot e User Acceptance Test;
raccolgono, sintetizzano e comunicano il feedback degli utenti;
possono approvare o firmare elementi collegati alla prospettiva utente, secondo la governance definita.

Gli URs operano sul lato requestor, normalmente coordinati dal Business Manager, e possono contribuire alle attività del BIG.

Nel progetto Prenotazioni Smart

I responsabili di alcune palestre pilota e, quando utile, rappresentanti dei clienti finali possono verificare che prenotazione, cancellazione e lista d’attesa siano comprensibili e compatibili con il lavoro reale.

Errore da evitare

Gli URs non sostituiscono il Business Manager e non assumono automaticamente l’accountability dell’accettazione complessiva. Forniscono la rappresentanza e l’evidenza necessarie per decisioni informate.

Parole-indizio: user needs, requirements, acceptance criteria, UAT, pilot, user feedback.

La mappa completa

Elemento	Tipo	Livello/funzione	Collegamento principale
AGB	Organismo	Governing	Autorità strategica sopra il progetto
PSC	Comitato	Steering	PO, SP, BM e PM
BIG	Gruppo	Performing, lato business	Guidato dal BM
PCT	Gruppo	Performing, lato provider	Coordinato dal PM
PST	Gruppo/funzione	Supporto alla gestione	Assiste soprattutto PM e Managing Layer
URs	Ruoli rappresentativi	Lato requestor	Coordinati dal BM; collaborano con BIG e progetto

Caso integrato: il pilota non funziona come previsto

Durante il pilota di Prenotazioni Smart emergono tre problemi:

gli utenti non capiscono come abbandonare la lista d’attesa;
le notifiche arrivano in ritardo su alcuni telefoni;
la correzione potrebbe rinviare la release di un mese.

La governance interviene così:

gli URs raccolgono e descrivono il problema dal punto di vista degli utenti;
il PCT analizza e corregge interfaccia e notifiche;
il BIG aggiorna istruzioni, formazione e procedura operativa;
il PST registra issue, decisioni e dati di avanzamento;
il PSC valuta il compromesso tra data, qualità e scope;
l’AGB interviene soltanto se il rinvio o il costo supera l’autorità delegata al progetto.

Questo esempio mostra che la governance non è una scala lungo la quale ogni problema deve salire fino al vertice. È una rete di responsabilità che porta ogni decisione al livello corretto.

Da non confondere

Coppia	Differenza
AGB e PSC	L’AGB governa investimenti e decisioni strategiche; il PSC guida il progetto.
PSC e status meeting	Il PSC ha funzione decisionale; lo status meeting può essere soltanto informativo.
PCT e BIG	Il PCT produce i deliverable; il BIG realizza il cambiamento business.
PST e PCT	Il PST supporta la gestione; il PCT esegue il lavoro centrale del progetto.
URs e BM	Gli URs rappresentano gli utenti; il BM coordina il lato business e la Business Implementation.
URs e tester	Gli URs verificano l’adeguatezza per l’uso; i tester verificano sistematicamente qualità e conformità tecnica/funzionale.

Verifica ciò che ricordi

Quali elementi hanno principalmente funzione decisionale?
Quale gruppo produce i deliverable?
Quale gruppo prepara l’adozione nel business?
Chi coordina gli User Representatives?
Quando dovrebbe essere coinvolto l’AGB?

Risposte

AGB e PSC, a livelli diversi.
Il Project Core Team.
Il Business Implementation Group.
Il Business Manager.
Per decisioni strategiche o escalation che superano l’autorità del progetto.

Flashcard

D: Chi compone il nucleo del PSC?
R: PO, SP, BM e PM.

D: Chi guida il BIG?
R: Il Business Manager.

D: Chi coordina il PCT?
R: Il Project Manager.

D: Qual è la funzione del PST?
R: Supportare le attività amministrative, metodologiche e di controllo del progetto.

D: Che cosa rappresentano gli URs?
R: Bisogni, priorità ed esperienza degli utenti.

Domanda in stile esame

Chi dovrebbe raccogliere e consolidare il feedback operativo degli utenti durante un pilot, verificando che la soluzione risponda alle loro esigenze?

A. Appropriate Governance Body.
B. Project Support Team.
C. User Representatives.
D. Solution Provider.

Risposta corretta: C. Gli User Representatives portano nel progetto la prospettiva degli utenti e contribuiscono a requisiti, criteri di accettazione, pilot e UAT.

Nel prossimo articolo

Nel prossimo articolo affronteremo la Responsibility Assignment Matrix e il modello RASCI, imparando a distinguere Responsible, Accountable, Supports, Consulted e Informed e ad applicarli agli artefatti PM².

Fonti essenziali

European Commission, PM² Project Management Methodology Guide v3.1.
European Commission, PM² Project Management Methodology – Highlights, 2025 Edition.
European Commission, The PM² Governance Model.